8 правил работы с электронной почтой.
Электронная почта (E-mail) - исторически первая информационная услуга компьютерных сетей и сегодня является актуальной и необходимой услугой Интернет. Электронная почта является неотъемлемой частью ведения бизнеса. Она осуществляет обмен данными, поэтому она должна отвечать жестким требованиям по обеспечению надежности функционирования и безопасности деловой электронной переписки.mail.
1. Делаем надежный пароль для своей почты.
Сложный пароль для своей электронной почты - это залог безопасности ваших данных. К сожалению, практика показывает, что далеко не все придерживаются простых правил безопасности паролей.
- пароль не должен быть вашим телефоном, мейлом, именем, датой рождения.
- пароль не должен быть простым и популярным: «123456», «zxcvb», «qwerty», «ааааааа» и т.д.
- пароль почты не должен совпадать с паролем в социальных сетях.
Что такое сложный пароль и как его подобрать?
- это пароль состоящий из 6-9 символов
- содержит в себе прописные и заглавные буквы, цифры
Вот так может выглядеть сложный пароль: 7WEf&9A. Для тех кому трудно придумать сложный пароль существует множество онлайн-генераторов паролей. Вы спросите меня «А как же запомнить и хранить в голове такие комбинации цифр и букв?». Если дело не касается пароля от вашего личного сейфа - то можно хранить на компьютере (если им пользуетесь только вы) или в блокноте.
2. Точка это важно
При регистрации почты и выбора имени для своего эмейл необходимо знать, что у пользователей GMail есть одна «фишка». Дело в том, что Gmail игнорирует наличие в адресе точек.Например, если ваш email адрес – imya.familia@gmail.com, то в ваш ящик попадут и письма, адресованные imyafamilia@gmail.com, и тоже самое будет, если вы отправите письмо на im.ya.familia@gmail.com или даже im.ya.fam.ili.a@gmail.com. Можно ставить сколько угодно точек в вашем email адресе, но письма все равно будут приходить в один и тот же ящик.
3. Корпоративный стиль в мейле
Разработайте корпоративный шаблон в своем фирменном стиле — при переписке это придаст вашему обращению официальности. По возможности электронные деловые письма надо отправлять с логотипом организации, ее адресом и телефонами.
4. Название почтового ящика
Поработайте над своим корпоративным email-адресом — никаких “werty123”, “vesna1982” и прочих прозвищ.
Структура электронного адреса может быть различной, в зависимости от предпочтений и масштабов компании. Составляющими названия могут быть - фамилия, должность, логин, название вашей компании, сайта, услуги, ваше имя и т.д.
Почтовые адреса, начинающиеся с info@, office@, reklama@, inbox@ и т.д. — не особо вызывают доверия при личной деловой переписке.
5. Тема письма
Решение о том, открывать текст письма или нет, человек принимает в течение нескольких секунд, поэтому тема должна четко отражать содержание сообщения, быть предельно информативной, конкретной и краткой.
Всегда необходимо заполнять тему письма: цель и предмет
желательно, чтобы тема письма не превышала объем 50 символов — тогда она точно будет отображаться на мобильных у адресата.
Избегайте неопределенности («привет», «вопрос», «ответ», «информация» и т.д.), т.к. в почтовом ящике вашего адресата могут содержаться десятки писем с подобными темами.
6. Одно из основных правил электронных писем - «Максимум информации – минимум слов».
Излагайте свои мысли четко (конкретно), последовательно (логика изложения важна!), лаконично и доступно для понимания. Следуйте «золотому» правилу электронных писем – «порционность»: одно письмо – одна тема!
7. Типографика письма
- Отдельного внимания заслуживает написание местоимения «Вы» и «Ваш» с прописной буквы. К конкретному человеку в официальном документе принято обращаться на «Вы», если у письма несколько получателей — используйте «вы».
- Не экспериментируйте с разнообразными шрифтами, выделениями в тексте, курсивами, подчеркиваниями и цветами. Выбирайте один шрифт (для электронных писем оптимальный вариант — 14 кегль) и один цвет. Большой шрифт и CAPS LOCK при написании целых слов использовать не следует. Это воспринимается как агрессия. Если хотите подчеркнуть какую-либо мысль, лучше использовать только подчеркивания или жирный шрифт. Выделение цветом не рекомендуется, т.к. корреспонденция далеко не всегда распечатывается на цветных принтерах. Восклицательные знаки не рекомендуется использовать, тем более ставить в конце предложения несколько восклицательных знаков. Не используйте элементы скорописи, сокращений, смайлы. Последние - в деловой переписке недопустимы.
8. Вложения, прикрепленный файл или скрепка.
- Обязательно в тексте письма сообщите о приложениях к письму с кратким и понятным пояснением о каждом файле.
- Если приложение к письму большое по объему — отправьте в письме ссылку на скачивание файла.
- Не вкладывайте в письма EXE, PIF, BAT, COM, CMD, SCR файлы – многие почтовые сервера блокируют их. Упаковывайте объемные вложения в архивы (zip, rar).
